El problema que plantea el cambio de los tipos de IVA, especialmente cuando se produce a mitad del ejercicio, es que en el programa de facturación existirán documentos ya creados previamente al cambio, como presupuestos, facturas proforma, pedidos, y albaranes, a partir de los cuales se generarán facturas posteriormente. Si dichos documentos, creados con los tipos de IVA antiguos, se pasasen directamente a factura sin más, ésta quedaría emitida con los tipos de IVA incorrectos, que ya no están en vigor.

Para evitar esto es conveniente cambiar el tipo de IVA de dichos documentos a los nuevos, en el momento en que en la empresa ya no se vayan a crear más facturas con fecha de Junio, es decir, cuando consideremos que tenemos "cerrada" la facturación de Junio.

Por ello, en el momento en que se haya cerrado la facturación de Junio, y antes de comenzar a crear documentos con fecha de Julio, se deben actualizar los tipos de IVA en todos los artículos, para que los documentos que se creen a partir de ese momento utilicen ya el nuevo tipo.

Respecto a los albaranes, es recomendable facturar todos los albaranes el 30 de Junio, para así facturarlos con el mismo tipo de Iva que el documento original. Los albaranes que queden pendientes de facturar para Julio o meses posteriores (si quedase alguno), se deben actualizar con los nuevos tipos, con lo cual sus clientes recibirán una factura con un  importe total un 1% o un 2% superior, según el tipo de IVA aplicado.

El resto de documentos (presupuestos, proformas, y pedidos), también  se deben actualizar a los nuevos tipos, para evitar que se puedan generar facturas a partir de ellos con los tipos incorrectos. Solamente en caso de no se vayan a facturar con las opciones de facturación automática del programa, o en caso de que se desee realizar un procesamiento manual e individualizado de cada documento, se pueden dejar sin modificar.

Tenga presente que al actualizar los albaranes, presupuestos, proformas y pedidos existentes, éstos modificarán su importe total. Por ejemplo, si un presupuesto tenía un importe de 1.000 euros + 16% de IVA, Total 1.160 euros, tras la actualización tendrá un importe de 1.000 euros + 18% de IVA, Total 1.180 euros.

Vd. deberá considerar si realmente quiere modificar los presupuestos, proformas y pedidos existentes a los nuevos tipos o no. Deberá tener en cuenta que si no lo hace, y posteriormente los factura con las opciones de facturación automática del programa, las facturas creadas tendrían los tipos de IVA antiguos, por lo cual tendría que modificarlas, cambiando manualmente los tipos de IVA a los nuevos, línea a línea, ya que a partir del 1 de Julio las facturas tienen que emitirse con  los nuevos tipos.

Si la mayoría de sus documentos van a ser facturados posteriormente, es recomendable actualizarlos a los nuevos tipos. En caso contrario, deberá tener cuidado de establecer los tipos de IVA correctos en el momento de crear una factura (o un albarán, si éste es valorado) a partir de ellos.

El mismo problema afectará a los documentos de compra. Es decir, los albaranes, presupuestos,  facturas proformas y pedidos a proveedores que tengamos actualmente en el programa con fecha de Junio, se convertirán en el programa en una factura con los tipos de IVA anteriores si la factura es emitida por el proveedor con fecha de Junio, o con los nuevos si es emitida con fecha de Julio.

Por ello, asumiendo que la mayoría de sus proveedores facturarán en Junio sus albaranes pendientes de facturar,  es recomendable facturar en el programa los albaranes de compras cuando considere cerrada su propia facturación de Junio, aunque todavía no haya recibido la correspondiente factura, para que dichos albaranes se facturen con los tipos de IVA anteriores al cambio, no con los nuevos. Si posteriormente recibiese facturas de proveedores con fechas o tipos de IVA que no coinciden con los previstos, podrá modificarlos manualmente.

Ahora bien, si no sabe qué documentos le facturarán sus proveedores, ni con qué fecha, puede optar por no facturarlos, y procesarlos manualmente cuando reciba las facturas de compra.

Al cambiar el tipo de IVA de los artículos, el Precio de Venta al Público de los mismos sufrirá el correspondiente incremento, del 1% en los artículos al tipo reducido o el 2% en los artículos al tipo general.

Por ejemplo, el artículo:

                PVP1: 100                            IVA:      16%                         PVP IVA incluido: 116

Tras la actualización de los tipos de IVA, quedará:

                PVP1: 100                            IVA:      18%                         PVP IVA incluido: 118

También puede optar por mantener los precios finales (IVA incluido) sin variación, asumiendo Vd. en este caso la reducción del margen correspondiente. En este caso, el artículo anterior, tras la actualización de los tipos de IVA, quedaría:

                PVP1: 98.305085                               IVA:      18%                         PVP IVA incluido: 116

Si su empresa vende con precios IVA incluido deberá realizar una revisión manual, artículo a artículo, para ajustar los llamados "precios psicológicos" y los redondeos, salvo en el caso de que haya decidido no incrementar los precios finales IVA incluido.

Por ejemplo, en un artículo que tiene un precio de venta de 99,95 euros, tras aplicar la subida del IVA al 18%, se habrá perdido el efecto psicológico del precio menor de 2 dígitos, ya que el nuevo precio sería de 101,67 euros.

También es posible que desee ajustar los redondeos, para que el precio final quede redondeado a euros, o a múltiplos de 10 céntimos.

Si ha negociado con algunos clientes precios especiales durante un periodo de tiempo (por ejemplo, el mantenimiento de los precios antiguos durante los meses de Julio y Agosto), es posible que necesite añadir los precios específicos de dichos clientes en el programa, indicando el periodo de validez de los mismos.

Igualmente ocurrirá con aquellos proveedores con los que haya negociado sus nuevos precios, por lo cual necesitará añadir los precios específicos durante el periodo negociado.

Según la normativa vigente, los comercios, y en general todos los establecimientos que venden al público, deben tener los productos etiquetados con el precio de venta al público. Por tanto, el 1 de Julio deberá re-etiquetar los productos con el nuevo precio, salvo que haya optado por dejar los precios sin variación.

Ofipro permite realizar el cambio de los tipos de IVA de forma fácil y automática, evitando costosos procesamientos manuales de los ficheros, y ayudando al usuario a no cometer errores, avisando si se usan tipos de IVA incorrectos a partir del 1 de Julio.

Nota: Es posible realizar estos cambios de forma manual, pero sólo es recomendable para empresas con un volumen de datos (artículos, albaranes, etc.) muy reducido. Para ello, se pueden crear los nuevos tipos de IVA en la opción "IVA" en el grupo "Varios" de la barra de opciones, y a continuación cambiarlos manualmente en las fichas de los artículos, en los documentos (presupuestos, albaranes, etc.) pendientes de facturar, y además en la Configuración de la empresa, en el apartado "Valores por defecto en las altas".

A partir del día 1 de Julio, al conectarse a Ofipro recibirá el siguiente aviso:

Dicho aviso se seguirá recibiendo hasta que dicha opción haya sido ejecutada. 

Se ha añadido una nueva opción "Cambio de los tipos de IVA", en el grupo "Varios" de la barra de opciones, para automatizar los cambios necesarios.

En la pantalla se piden 2 tipos de IVA diferentes a cambiar, que por defecto serán:

Si ha decidido mantener en su empresa los precios finales (IVA incluido), de forma que no sufran variación ante el consumidor final, deberá activar la correspondiente casilla:

[ x ] Mantener los precios finales (IVA incluido) sin variación.

Pulsando el botón "Actualizar" se actualizarán dichos tipos de IVA en:

                - Tipos de IVA a utilizar por defecto en las altas (en la opción "Configuración de Empresa").

                - Artículos.

                - Contratos.

                - Depósitos.

Y opcionalmente, se actualizarán también:

                - Albaranes pendientes de facturar.

     - Presupuestos.

                - Proformas.

                - Pedidos.

Se respetan (no se cambian) las facturas y tickets existentes, así como los albaranes ya facturados.

Se recomienda actualizar los tipos de IVA de los albaranes de ventas pendientes de facturar, ya que si no se hiciese así, se podrían generar erróneamente nuevas facturas a partir de ellos, con fecha de Julio o posterior, y con los tipos de IVA antiguos. Por eso se recomienda ejecutar esta opción cuando la facturación de Junio se considere "cerrada", de forma que no quede ningún albarán de Junio sin haberse facturado, y antes de comenzar la facturación de Julio.

Tenga presente que por defecto (salvo que decida lo contrario, y deshabilite las casillas correspondientes), también se actualizarán los presupuestos, proformas y pedidos existentes. Estos documentos se deben actualizar si piensa que posteriormente podrá facturarlos utilizando alguna de las opciones de facturación automática del programa, o bien convertirlos en albarán primero para facturarlos posteriormente, ya que en ese caso deberán tener los nuevos tipos de IVA, no los antiguos.

Una vez ejecutada esta opción, todos los documentos nuevos serán generados con los nuevos tipos de IVA.

Se recomienda ejecutar esta opción al finalizar el día 30 de Junio (o el 1 de Julio, antes de generar nuevos albaranes o facturas). O, en su caso, cuando se considere definitivamente "cerrada" la facturación del mes de Junio, y antes de comenzar la de Julio.

Si necesitase facturar con fecha de Junio tras ejecutar esta opción, podrá hacerlo, pero la factura se generará con los nuevos tipos de IVA, por lo que en este caso deberá modificarlos manualmente en las líneas del documento, estableciéndolos a los anteriores al cambio.

Si se crea o modifica un documento de venta (excepto Facturas rectificativas) con fecha de Julio de 2010 o superior y con tipos de IVA incorrectos, recibirá un aviso:

Al ejecutar la opción "Cambio de los tipos de IVA", Ofipro habrá actualizado el tipo de IVA en la ficha de todos los artículos.

Si ha negociado con algunos clientes o proveedores precios especiales durante un periodo de tiempo (por ejemplo, el mantenimiento de los precios antiguos durante los meses de Julio y Agosto), Ofipro le permite definir precios específicos para dichos clientes o proveedores, indicando una fecha inicial y una fecha final para aplicar los mismos.

Si trabaja con precios IVA incluido y ha decidido no mantener los precios anteriores, los nuevos precios habrán perdido su condición de “precios psicológicos”, con lo cual tendrá que revisarlos y ajustarlos manualmente, uno a uno,  para volver a convertirlos en “psicológicos” o ajustarlos por redondeos.

Puede agilizar este proceso a través de la opción “Actualización de precios” disponible en el grupo “Varios” de Ofipro. Escoja la opción “Establecer el PVP a partir del PVP actual, el PUC, o el PMP de los artículos”, estableciendo un incremento del 0% para el precio de venta, y el tipo de redondeo por defecto que desee realizar (milésimas, centésimas,…).

A través de este asistente, el proceso será mucho más fácil y rápido, ya que Ofipro le mostrará los nuevos precios redondeados en una lista en pantalla, para que los pueda ver y modificar antes de aplicarlos, en vez de tener que ir ficha a ficha (en artículos).

Si vende con PVP IVA incluido, y ha decidido no mantener los precios anteriores, necesitará re-etiquetar los artículos.

OfiPro dispone de una opción para emitir etiquetas de artículos según el stock actual, emitiendo, para un mismo artículo, un número de etiquetas igual al número de elementos de dicho artículo que tenga en stock.

En el programa de Contabilidad,  en cada uno de los ejercicios del año 2010, se crean automáticamente en el Plan Contable las cuentas de IVA soportado e IVA repercutido correspondientes a los nuevos tipos, 8%  y 18%, con el mismo nivel de desglose que tenía las que ya existían con los tipos 7% y 16%.

Para actualizar los asientos predefinidos, dispone de una nueva tarea “Cambio de tipos de IVA” en la propia pantalla de asientos predefinidos, que los actualiza automáticamente, en el momento en que Vd. desee, ya que seguirá recibiendo facturas con los tipos anteriores durante un cierto tiempo, antes de que considere necesario actualizarlos a los tipos nuevos.

Avisos de advertencia si se usan tipos incorrectos.

Si se crea un asiento con fecha de Julio de 2010 o posterior, y se utilizan tipos de IVA repercutido incorrectos, se recibe el aviso:

Los actuales  modelos de presentación de impuestos de IVA (303 y 390) dejarán de ser válidos, ya que no permiten incluir más que 3 tipos de IVA, y a partir de la reforma deberán coexistir en un mismo periodo de liquidación los tipos antiguos y nuevos. Tan pronto como la Agencia Tributaria publique los diseños de estos modelos, se lanzará una versión de Ofipro con las correspondientes adaptaciones.