Sobre SaaS, Pymes y otras cosas...
Seguramente habréis oído hablar de “Business Intelligence” o “Inteligencia Empresarial” sin llegar a entender que significa o pensando que no tiene nada que ver con vuestro pequeño o mediano negocio. Pero,¿qué es lo que realmente esconde este concepto y en que puede ayudar a las Pyme?
Teóricamente el término “Inteligencia empresarial” se refiere al uso de datos de una empresa para facilitar la toma de decisiones. Y en este proceso existen dos pasos: el primero la extracción de los datos de la empresa y por otro la interpretación de los mismos.
Actualmente para poder ser una empresa de éxito en un entorno hipercompetitivo de mercados globales, es imprescindible poder evaluar la situación en la que nos encontramos y para poder tomar las decisiones adecuadas debemos basarnos en datos reales y contrastados.
Con un programa de gestión podemos extraer datos sobre lo que está ocurriendo con nuestra empresa, en OfiPro con relativa frecuencia recibimos consultas sobre cómo adaptar los listados e informes estadísticos del programa a las necesidades particulares de cada empresa.
OfiPro dispone de algo más de 700 listados estándar, pero aunque el número es elevado y responde a las necesidades de muchos sectores son modificables para adaptarse a unos criterios más específicos si fuera necesario. Las modificaciones se pueden realizar en dos aspectos, uno de formato (aspecto visual relativamente fácil de modificar mediante una plantilla, configuración de listados) y otro de los datos que se eligen para ser visualizados.
A nivel técnico la obtención de los datos se basa en SQL (Structured Query Language, o Lenguaje de Consulta Estructurado), que extrae datos de una o varias de las tablas físicas de la base de datos. Un conocimiento básico del SQL permitirá realizar algunas modificaciones sencillas del listado, como añadir nuevos campos, pero en general serán necesarios conocimientos relativamente avanzados para sacarle provecho a todas las posibilidades que brinda el lenguaje.
En cuanto a los informes estadísticos (como por ejemplo el "Informe de Ventas por Cliente/Artículo") son más complejos que los listados. Normalmente se componen de varias consultas SQL (en algún caso de decenas de ellas), procesadas posteriormente con un algoritmo que se encarga de entregar a la plantilla los datos que éste necesita y en el formato preciso.
Adaptar un informe estadístico a medida, al depender de un programa, de un determinado algoritmo, no es por tanto tan sencillo como en el caso de los listados, y su adaptación no está disponible directamente para los usuarios en OfiPro.
Sin embargo, este tipo de necesidad, de obtener información detallada y precisa, con unos requisitos muy variados, variables según las necesidades de cada momento, es cada vez más frecuente en las empresas y como comentábamos anteriormente imprescindible en un entorno tan competitivo.
¿QUÉ ALTERNATIVAS TENEMOS ENTONCES PARA DAR RESPUESTA A ESTE TIPO DE NECESIDADES DE OFIPRO?
Pues la opción Consultas SQL, dicha opción permite realizar consultas directas a la base de datos y visualizar, imprimir, enviar por email, o grabar en un fichero el resultado.
Es muy útil para exportar datos cruzados de varios ficheros, u obtener información estadística de forma rápida.
Sin embargo, el uso de consultas SQL no está al alcance de los usuarios sin conocimientos informáticos. Una de las claves de la popularización de la informática ha sido precisamente la facilidad de uso del software, la no necesidad de conocimientos técnicos para utilizarlo y aprovecharlo.
Entonces, ¿NO EXISTE ALGUNA ALTERNATIVA AL USO DE SQL PARA LA OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS?
Aquí es donde entra el concepto de “Inteligencia Empresarial”.
Un programa de gestión empresarial con “Inteligencia Empresarial” integrará la opción de adquirir informes estadísticos adaptados a cada empresa, sin necesidad de conocimientos técnicos, manejando las tablas de forma interactiva y fácil para realizar informes adaptados a las necesidades propias. Se centrará en el análisis de los datos para su conversión en conocimiento y poder realizar previsiones de futuro.
Por tanto con esta información mejorada se podrán localizar los problemas de las empresas y generar ventajas competitivas. Por ejemplo, a la hora de medir rentabilidades de los productos, analizar perfiles y costumbres de los clientes, optimizar los costes, gestionar mejor los stocks, planificar la producción, entrar a nuevos mercados, o simplemente elegir el mejor día de la semana para cerrar por descanso.
En su día, el nacimiento de la Web permitió a la pequeña empresa darse a conocer y comunicarse fuera de su ámbito local, llegando a permitirle competir con empresas de mucho mayor tamaño, con un coste muy bajo.
A corto plazo veremos nuevamente otra pequeña gran revolución en el ámbito empresarial: la de la Inteligencia Empresarial, una tecnología que hasta ahora sólo estaba disponible para las empresas que disponían de su propio departamento de Informática y recursos para realizarlo, pero esperamos que a lo largo del próximo año esté a disposición de la pequeña y mediana empresa a través de OfiPro.
Tal como menciona el artículo, la obtención de datos para la toma de decisiones se enfrenta a ese muro tecnológico que es la construcción de consultas SQL. Al menos en mi experiencia, la gente que necesita la información (o sus asistentes, que deben proveérsela) no tienen ese conocimiento ni está dentro de sus planes el adquirirlo.
Eso a menudo termina en que al personal de TI, que está involucrado en más de un proyecto de desarrollo tecnológico, con varias incidencia de soporte abiertas, le llega un pedido de “¿Podrías enviarme una Excel con la facturación agrupada por contacto de cada cliente que alguna vez haya pedido tornillos de cualquier tipo?... así le hago un gráfico y se lo presento al Jefe. Pero la necesito esta tarde, que es sólo sumar unas facturitas”.
Una vez repuestos del shock y habiendo tomado nota del incidente, para futuros ajustes de cuentas, creo que hay dos vertientes prácticas para éste asunto:
1. Para los que sí poseen conocimiento de SQL, les sería muy útil contar con un DER o al menos con más información sobre la estructura de las tablas de las bases de datos de Ofipro. Todos más o menos tenemos una idea de dónde está cada cosa, pero sería mucho más rápido construir la consulta si tuviéramos información más precisa.
2. Los que no tienen conocimiento de SQL podrían acceder a la posibilidad de construir cubos de información. Quizás sea muy ambicioso hacer un módulo que cree los cubos, pero se podrían generar las fuentes de datos en un datawhare para que se hagan conexiones remotas y a partir de allí puedan generarse las posibles combinaciones que arrojen la preciada información. Hay que ver el volumen de datos que se estaría traficando, y los aspectos que hacen a la seguridad… pero podría ser algo que valga la pena explorar.
Los 700 reportes standard son muy buenos… pero los usuarios y la necesidades no conocen de límites.
No tenemos diponible el Diagrama Entidad-Relación en estos momentos, y el problema sería no tanto hacerlo sino mantenerlo, actualizandolo con cada versión nueva del programa que lo requiriese.
Pero la estructura de las tablas sí es facil averiguarla, precisamente con una consulta sql: “Select * from ...” (con ROW 1 si no queremos que baje datos innecesariamente).
Respecto a los cubos… si, precisamente creo que la idea de inteligencia empresarial, para un usuario no informático se traduce en la posibilidad de realizar cubos… sin que sepa muy bien qué son los cubos !!.
Arrastrando campos aqui y allá con el ratón, indicando qué información quiero, cómo agruparla, etc., y que OfiPro se encargue de las complejidades de traducir todo eso a la parte técnica…
Ese es precisamente nuestro trabajo: abstraer al usuario de complejidades técnicas y proporcionarle lo que necesita.
En ello estamos.
Un saludo.
Seguramente habréis oído hablar de “Business Intelligence” o “Inteligencia Empresarial” sin llegar a entender que significa o pensando que no tiene nada que ver con vuestro pequeño o mediano negocio. Pero,¿qué es lo que realmente esconde este concepto y en que puede ayudar a las Pyme?
Teóricamente el término “Inteligencia empresarial” se refiere al uso de datos de una empresa para facilitar la toma de decisiones. Y en este proceso existen dos pasos: el primero la extracción de los datos de la empresa y por otro la interpretación de los mismos.
En el último mes hemos leído muchas noticias sobre el DNIe, por un lado debido a que la administración ha lanzado una campaña tratando de fomentar su uso con dos webs de información una para ciudadanos: http://www.usatudni.es y otra para profesionales: https://zonatic.usatudni.es/ y también porque desde hace unos días se está distribuyendo el nuevo driver “plug&play;” para Windows 7 desde Microsoft Windows Update (descargas) para una instalación más sencilla, algo que creemos fomentará su uso.
Para cada uno de sus más de 800 listados y documentos (proformas, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas), OfiPro incluye por defecto un formato predefinido que se puede adaptar a la mayoría de los requerimientos de cualquier empresa de manera sencilla, sin necesidad de crear nuevos formatos de impresión:
Uno de los objetivos que perseguimos con OfiPro es disminuir el tiempo empleado por el usuario en tareas administrativas y/o repetitivas, intentando automatizarlas al máximo. Un ejemplo de ello es la confección de Libro-registro de Facturas, que OfiPro confecciona de manera automática a partir de los datos del asiento, sin pedir ningún dato extra.
“Durante el periodo que pusimos a prueba la aplicación (un mes aproximadamente), fuimos partícipes de una actualización del software con motivo de los nuevos modelos de impuestos (130 y 349), lo que implica que Softnix trabaja constantemente sobre las actualizaciones, las cuales se despliegan en segundo plano. Esta es la principal ventaja de basar la gestión en un modelo Saas, almacenado en la nube.”
